Das Führungsmeeting umgestalten


Wie man ein Führungs-Meeting interessanter gestalten kann

Eine alltägliche Beobachtung in Organisationen: Der Kreis der Führungsverantwortlichen trifft sich einmal im Monat zu einem zweistündigen Meeting. Dabei präsentiert der Vorstand Informationen und berichtet über die wichtigsten Ereignisse der letzten Wochen. Ab und zu werden strategische Fragen diskutiert und das Gesamtunternehmen betreffende Entscheidungen kommuniziert. Beobachtet man die Beteiligten bei diesem Meeting, fällt auf, dass relativ wenig Interaktion stattfindet. Nicht alle Informationen sind für jeden gleich wichtig und daher wird auch nicht alles mit besonderem Interesse verfolgt: Ab und zu werden wichtige E-Mails am Mobiltelefon geprüft, hier und da werden Anfragen beantwortet oder Aufträge an Mitarbeiter verteilt. Keiner scheint mit einem solchen Meeting richtig zufrieden zu sein.

Was wollen die Beteiligten?

Fragt man Führungsverantwortliche danach, was sie von so einem Meeting erwarten bzw. was sie daran besonders interessant finden würden, so erhält man in der Regel Aussagen wie:

  • „Ich möchte möglichst viel aus solchen Meetings für meine täglichen Aufgaben herausholen.“
  • „Es wäre für mich von großem Vorteil, aus den Berichten über interessante Erfahrungen meiner Kollegen was lernen, oder typische Führungsthemen mit allen diskutieren könnte.“
  • „Wir sollten an gemeinsamen Themen arbeiten und diese durchaus auch kontrovers diskutieren.“

Ruft man sich den eigentlichen Zweck eines solchen Treffens in Erinnerung, klingen solche Aussagen plausibel.

Wozu eigentlich Meetings?

Ein Meeting unter Führungskräften sollte dazu dienen, dass in erster Linie Führungsthemen bearbeitet werden. Es sollten wichtige Fragen diskutiert und bei Bedarf auch gestritten („Dissens“) werden können. Im Vordergrund sollte stehen, dass jeder dabei möglichst viel lernen kann und dass Entscheidungen getroffen werden. Hört man jedoch langwierige und mit unzähligen Zahlen und Daten unterlegte Vorträge, sinkt die Aufmerksamkeit der Beteiligten rapide. Das wundert überhaupt nicht, denn Informationen können (übersichtlich und selbsterklärend) aufbereitet und ebenso an einzelne versendet werden. Jeder kann selbst entscheiden, was man wann, wie lange und wie oft liest. Das Meeting sollte möglichst viel Gelegenheit zur Interaktion geben. Alles andere scheint vergeudete Zeit zu sein und solche Treffen erscheinen vielen als unnötig.

Woraus könnte man lernen?

Die verstärkte Differenzierung der Aufgaben innerhalb von Organisationen führt oft dazu, dass man sich meist um seinen eigenen Bereich sorgt. Alles andere wird zu Nebenschauplätzen, in die man wenig bis kaum Einblick hat und man daran auch nicht wirklich Interesse hat. Um ein solches „Silo-Denken“ überwinden zu können, bedarf es einiger Bemühungen. Allerdings sind lange und detailreiche Vorträge kein passendes Mittel dafür. Die große Herausforderung liegt darin, dass schwierige Themen verständlich aufbereitet und bearbeitet werden. Dafür könnte man sich an einem populären Format orientieren, den sogenannten „TED-Talks“.

Ein „TED-Talk“ (die Abkürzung steht für „Technology, Entertainment and Design“) geht auf ein Konferenzformat zurück, bei dem die Vortragenden ein sehr kurzes Zeitfenster zur Verfügung haben um ihre Ideen vorzustellen. Mit einem solchen Format könnten sich Führungspersonen aktiv am gemeinsamen Meeting beteiligen. Abwechselnd werden einige dazu aufgefordert Themen vorzubereiten, die sie in kurzen Zeiträumen (beispielsweise in maximal zehn Minuten) präsentieren. Darauf folgend wird zu diesen Themen in kleinen Gruppen (von drei bis vier Personen) fünf Minuten lang diskutiert und anschließend werden die Ergebnisse von jeder Gruppe vorgestellt. Wichtig wäre, dass innerhalb des Meetings maximal drei Vorträge mit dieser Methode durchgeführt werden. Am Ende wäre es sinnvoll, den Prozess gemeinsam kurz zu reflektieren und daraus zu lernen (die ersten Versuche werden sich als schwierig herausstellen, denn die wenigsten sind an solche Kurzvorträge gewöhnt).

Welcher Mehrwert ist damit verbunden?

Werden mehrere solcher Vorträge durchgeführt, hat dies nicht unerhebliche Vorteile: man arbeitet in einem Wechselmodus von „gemeinsam“ und „getrennt“. Alle Beteiligten sind beschäftigt und Langeweile kann kaum aufkommen. Darüber hinaus arbeiten die Führungspersonen aktiv mit und nehmen gemeinsam Verantwortung für das Gelingen des Meetings. Durch die Gelegenheiten zur Diskussion wird darüber hinaus der Ideenaustausch zwischen allen gefördert und die Notwendigkeit einer solchen Veranstaltung wird allen klar vor Augen geführt.

 

(Autor: Gerhard P. Krejci, E-Mail: Krejci@simon-weber.de)


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