Ein Meeting beginnen


Der Beginn des Meetings sollte gut gestaltet werden | ©Rawpixel.com/fotolia.com

Der Grund vieler Konflikte im Team liegt oft daran, dass die Mitglieder nicht wissen mit welchen Problemstellungen und herausfordernden Situationen ihre Kollegen im Tagesgeschäft konfrontiert sind. Manche kommen angespannt zum Teammeeting, andere konnten Vereinbarungen nicht einhalten, weil Wichtigeres auf ihrem Schreibtisch landete. Solche Rahmenbedingungen sind keine Seltenheit, sondern eher die Regel. Daher macht es Sinn, sich Routinen für einen hilfreicheren Umgang untereinander zuzulegen.

Der Beginn der Zusammenarbeit in Airline-Crews

An dieser Stelle wurde bereits das „Check-In“ der Airline-Crews vorgestellt. Es dient der Mannschaft dazu, möglichst rasch als Team arbeiten zu können. Bei Airline-Crews ist das insofern wichtig, da diese für jeden Flug meist neu zusammengesetzt werden und (speziell wenn es sich um eine größere Fluggesellschaft handelt) sich meist gar nicht kennen.

Ein solches Prozedere – so aktuelle Beobachtungen – wird auch bei anderen Organisationen erfolgreich angewendet. Dort ist die Situation ähnlich. Oft sieht man sich über längere Zeit nicht, vor allem in sehr großen Organisationen oder in internationalen Teams. Eventuell arbeitet man auch in mehreren Teams, egal ob in Projektteams, Führungsteams, oder diversen Arbeitsgruppen etc. Die wichtigste Gelegenheit sich auszutauschen ist daher bei Meetings gegeben. Es hat sich mittlerweile eingebürgert, dass Meetings zwei wesentliche Rahmenbedingungen haben: Sie sind ziemlich gut über eine genaue Agenda strukturiert und sie haben klare, zeitliche Vorgaben. Teams sollten in sehr kurzer Zeit Informationen austauschen und – noch viel wichtiger – Sachentscheidungen vorbereiten bzw. treffen. Solche Entscheidungen setzen voraus, dass das Team auf der Beziehungsebene funktioniert und dafür kann ein „Check-in“ zu Beginn des Meetings sehr hilfreich sein.

Das Check-In im Team

Natürlich ist jeder zu Beginn über die Zwecke und Ziele des Meetings sowie über dessen Ablauf informiert. Idealerweise sind solche Informationen bereits in der Einladung zusammengefasst. Nachdem diese kurz noch einmal vorgestellt wurden, hat jedes Teammitglied Zeit den Anderen über seine derzeitige Situation Auskunft zu geben. Je nach Anlassfall kann das zwei, drei Minuten oder länger dauern.

Was sollten die anderen zu Beginn des Meetings über mich wissen? Mit welchen Gedanken bin ich zu Beginn des Meetings beschäftigt? Wie geht es mir gerade zu diesem Zeitpunkt?

Diese Informationen fokussieren bewusst die persönliche Ebene und sollten noch keine Diskussionen über Sachfragen aufwerfen. Vielmehr erfahren die Anderen, mit welchen Frage- bzw. Problemstellungen, Gedanken und Sorgen das Teammitglied intensiv beschäftigt ist. Wichtig ist, dass jeder zu Beginn etwas sagt und so die von Andy Warhol geforderten „Five minutes of fame“ erhält.

Go slow to go fast!

Das hat einen unbezahlbaren Effekt: Jedes Teammitglied weiß um die „Verfasstheit“ der Anderen. In so manchen Fällen wird man sich vornehmen, unter vier Augen zu sprechen, oder man kann so manches Verhalten besser deuten und auf dieses Rücksicht nehmen. Gleichzeitig wird das Beziehungsgeflecht zwischen den Teammitgliedern gestärkt und es wird die Möglichkeit geboten, den Zusammenhalt zu fördern. Der dabei erzielte Nebeneffekt wirkt sich auf der unkomplizierteren Bearbeitung von Sachfragen aus. So gesehen wird eine äußerst hilfreiche Strategie umgesetzt: „Go slow to go fast!“.

 

(Autor: Gerhard P. Krejci, E-Mail: Krejci@simon-weber.de)


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