Aktive Nachfolgeplanung durch Stellvertretung


Eine ideale Vorbereitung auf Führung | ©cirquedesprit/fotolia.com

Letzte Woche wurde an dieser Stelle festgestellt, dass es in Organisationen durchaus sinnvoll wäre, Stellvertretungen für Führungskräfte zu definieren. Dabei stand das Argument im Vordergrund, dass die Stellvertretung bei Arbeitsüberlastung oder Abwesenheiten besonders hilfreiche Funktionen übernehmen könnte. Wenn man allerdings ein wenig weiter denkt, wird erkennbar, dass sich dahinter auch ein hervorragendes Instrument zur Nachfolgeplanung verbirgt.

Vorbereitung auf Führungstätigkeit

Nicht jeder ist für Führungsfunktionen geeignet und nicht selten erkennen Organisationen, dass die Nachbesetzung einer Führungsposition eine äußerst aufwändige und gleichzeitig prekäre Situation darstellt. Immerhin verändert sich bei einem Führungswechsel das gut eingespielte und funktionierende Gefüge in Teams oder Abteilungen, daher verdient die Besetzung der Nachfolge ein besonderes Augenmerk. Die Besetzung aus dem Team heraus ist unter Umständen eine sehr wichtige Rahmenbedingung, die man mit der Nominierung einer Stellvertretung gut sicherstellen könnte. Allerdings ist es keinesfalls ausreichend, nur die Position zu schaffen und sie zu besetzten.

Ob jemand über entsprechendes Potenzial verfügt, in Zukunft eine Führungsfunktionen auszuüben,  lässt sich am besten in der praktischen Arbeit herausfinden. Daher bietet es sich an, die Stellvertretung mit kleineren Führungsaufgaben zu betrauen. Sie könnte beispielsweise Team-Meetings organisieren und moderieren oder die Leitung von Arbeitsgruppen und Projekten übernehmen. Auf jeden Fall sollten kleineren Führungsaufgaben dabei helfen, sich schrittweise an die Funktion heranarbeiten zu können.

Intensive Kommunikation

Es wurde schon einmal angemerkt, dass mit steigendem Aufwand an Kommunikation gerechnet werden muss, wenn man sich dazu entscheidet, eine Stellvertretungsfunktion einzuführen. Zunächst sollte außerhalb der Abteilung in alle Richtungen über die neue Funktion und deren Besetzung informiert werden: die Mitarbeiter der Abteilung, andere Abteilungen und deren Führungskräfte, Kunden, Lieferanten, etc.

Aber auch im Verhältnis zwischen Führungskraft und Stellvertretung ist intensive Kommunikation erforderlich. Neben der Weitergabe wichtiger Informationen ist die Einführung regelmäßiger „Meta-Kommunikation“ besonders hilfreich. Damit ist die Kommunikation über Beobachtungen, Gedanken, Erlebnisse, etc. gemeint, die man im Rahmen von Reflexionen und im Zuge von Feedback-Gesprächen zwischen Führungskraft und Stellvertretung thematisieren kann. Dadurch arbeiten beide Seiten an einer soliden Vertrauensbasis.

Ein Lernfeld für Paradoxie-Bearbeitung

Die Ausgestaltung einer Rolle erfolgt zweiseitig: einerseits werden andere ihre Erwartungen an die Rolleninhaber formulieren. Sie oder er weiß dann wiederum, wie man sich verhalten sollte, um ausreichende Akzeptanz zu erhalten und so einen adäquaten Beitrag leisten zu können. Die andere Seite der Rollengestaltung betrifft die Erwartungen der Rolleninhaber, die ihre eigenen Vorstellungen darüber haben, wie sie mit bestimmten Situationen umgehen oder wie sie führen wollen.

Dabei wird man im internen Kontakt mit Kollegen und im Umgang mit externen Stakeholdern (wie andere Abteilungen und deren Führungskräfte) auf viele Paradoxien stoßen, die sich aus dem Grundwiderspruch ergeben, dass man beides ist und zwar schon (ein wenig) Führungsperson, aber immer noch Mitarbeiter.

Solche paradoxen Situationen ergeben sich beispielsweise aus folgenden Anforderungen:

  • Man stimmt sich mit der direkten Führungskraft hinsichtlich des Auftretens ab und sollte dennoch darauf achten, nicht deren „Klon“ zu werden;
  • Man sollte für die Aufrechterhaltung einer gewissen „Führungskultur“ sorgen und dennoch einen eigenständigen Stil entwickeln;
  • Man sollte aktiv Verantwortung übernehmen und trotzdem wissen, dass man nicht alles nach Belieben entscheiden kann;
  • Man sollte nicht zu zaghaft auftreten, aber nicht dabei übertreiben und zu wenig selbstkritisch auftreten;

Es ist erkennbar, dass die Bearbeitung solcher Fragestellungen ein sehr gutes Lernfeld für den Umgang mit Paradoxien zu sein scheint, die in Organisationen zahlreich auftreten. Die Rolle der Stellvertretung ist daher eine ausgezeichnete Vorbereitung auf Führung.

 

(Autor: Gerhard P. Krejci, E-Mail: Krejci@simon-weber.de)


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