Einblick Ausgabe 3/2017

„Für viele Ereignisse ergeben sich 80 Prozent der Effekte aufgrund von ungefähr 20 Prozent der Ursachen.“

Vilfredo Pareto

Das Pareto-Prinzip: 80/20 als Priorisierungshilfe

Der italienische Ökonom Vilfredo Pareto entdeckte im 19. Jahrhundert, dass (zu seiner Zeit) 80 Prozent der italienischen (Land-) Vermögenswerte im Besitz von nur 20 Prozent der Bevölkerung waren. Der Qualitätsvordenker Joseph Juran und andere haben diese Entdeckung weiter generalisiert und – umformuliert – als 80/20-Prinzip bekannt gemacht. Sie argumentieren, dass man 80 Prozent des erwünschten Resultats erreichen kann, wenn man sich auf die kritischen 20 Prozent aller möglichen Ursachen oder Verbesserungen konzentriert. Wir sollten uns demnach auf diejenigen 20 Prozent aller möglichen Handlungen fokussieren, die uns bereits 80 Prozent der erwünschten Ergebnisse liefern. Im Englischen wird das Pareto-Prinzip deshalb auch als das «law of the vital few» bezeichnet, denn es sind die wenigen, kritischen Elemente (z. B. Grundursachen für Qualitätsprobleme), welche das Gros der positiven oder negativen Effekte (z. B. Kundenreklamationen) ausmachen. Das Pareto-Prinzip fordert uns auf, nur dort Perfektionist zu sein (d. h. eine 100-prozentige Lösung anzustreben), wo sich dies auch wirklich lohnt, denn es besagt auch, dass die verbleibenden 20 Prozent oft einen enormen Aufwand zu ihrer Erreichung erfordern.

Fragen Sie sich also z. B. im Change Management-Kontext, welche 20 Prozent Ihrer geplanten Wandelaktivitäten bereits 80 Prozent der gewünschten Transformationsziele bewirken können (und ob sich der Aufwand für die verbleibenden 20 Prozent lohnt bzw. ob man darauf auch verzichten könnte). Oder denken Sie im persönlichen Bereich darüber nach, welche 20 Prozent Ihrer täglichen Aktivitäten für 80 Prozent Ihrer Zielerreichung verantwortlich sind.

Natürlich ist in einigen Situationen oder Berufen bei der Anwendung des Pareto-Prinzips Vorsicht geboten; oder hätten Sie gerne einen Chirurgen, Flugzeugmechaniker oder Anwalt, der sich nur auf die nötigsten 20 Prozent konzentriert?

PS: Verwechseln Sie das Pareto-Prinzip übrigens nicht mit dem Pareto-Kriterium, das besagt, dass eine (Verteil- oder Verhandlungs-) Lösung dann optimal ist, wenn niemand mehr besser gestellt werden kann, ohne dabei jemand anderen schlechter zu stellen.

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Die Risiken des Ansatzes (z. B. dass Aufwand und Ergebnis nicht immer vergleichbar sind) finden Sie hier.

http://karrierebibel.de/pareto-prinzip-8020-regel/

Mehr zu Vilfredo Pareto, dem Namensgeber des Prinzips finden Sie hier.

https://de.wikipedia.org/wiki/Vilfredo_Pareto

Das schwierigste bei der Umsetzung des Pareto-Prinzips ist es natürlich, die "richtigen" 20 Prozent aller möglichen Aktivitäten für sich selbst zu finden. Ein Ansatz dazu heißt "Leverage". Sie finden diesen z. B. hier kompakt (auf Englisch) beschrieben.

https://www.mindtools.com/pages/article/newSTR_83.htm

Der verlinkte Harvard Business Review Artikel beleuchtet unproduktive Managementaktivitäten dieser Art und plädiert dafür, diese zu streichen und durch Selbstmanagement zu ersetzen.

https://hbr.org/2011/12/first-lets-fire-all-the-managers

Was sind Ergebniselemente, die einen nicht proportionalen Mehraufwand erfordern?
Hier einige Beispiele:

  • Perfektionierung der Ästhetik einer PowerPoint Präsentation.
  • Feilen an Formulierungen eines (internen) Standardberichtes.
  • Metriken für alle denkbaren Aufgaben entwerfen und detailliert nachverfolgen.
Der Managementforscher und Nobelpreisträger Herbert Simon nannte eine solche Beschränkung auf ein sinnvolles Anspruchsniveau "Satisficing". Mehr dazu im verlinkten Beitrag. Beim Satisficing wird nicht ein optimales Resultat angestrebt, sondern ein dem Kontext entsprechendes.

https://de.wikipedia.org/wiki/Satisficing

Was sind die wirklich wichtigen Managementaktivitäten, die – wenn richtig gemacht – einen Großteil der Resultate liefern? Sicherlich gehören die folgenden dazu:

  • Rekrutieren Sie die richtigen Mitarbeiter für die entscheidenden Aufgaben und erklären Sie die zu erreichenden Ziele gründlich.
  • Planen Sie systematisch und berücksichtigen Sie den Gesamtkontext.
  • Kommunizieren Sie klar und regelmäßig.
  • Geben Sie konstruktives Feedback und holen Sie früh und oft Feedback ein.
  • Reagieren Sie bei Reklamationen oder Konflikten rasch und mittels persönlicher de-eskalierender Kommunikation.

Der verlinkte Artikel, fragt Sie dabei (auf Englisch): Was ist Ihre wichtigste Aktivität?

https://www.forbes.com/sites/kevinkruse/2015/04/02/ time-management-most-important-activity-task/#6a774ad05c19

Um entscheiden zu können, wann wir ein Ergebnis erreicht haben, das "gut genug" ist, benutzen wir sogenannte Stop-Heuristiken (oder Stopregeln), wie es der verlinkte Beitrag von Gigerenzer und Gaissmeier kompakt beschreibt.

https://www.psychologie.uni-heidelberg.de/ae/allg /enzykl_denken/Enz_06_Heuristiken.pdf

Perfektionismus (wo er sich nicht lohnt) kann zur mentalen Belastung werden – als sogenannter dysfunktionaler Perfektionismus (vgl. den Artikel).

https://www.welt.de/gesundheit/psychologie/ article3703198/Wann-Perfektionismus-krankhaft-wird.html

Wie man diese Aktivitäten vermeiden kann, zeigt u.a. die "Action Priority Matrix." Sie zwingt uns dazu, unsere möglichen Aktivitäten nach Aufwand und Einfluss zu positionieren.
Haben wir eine Aktivität als sehr aufwändig aber wenig einflussreich eingestuft, so sollten wir sie vielleicht nicht hoch priorisieren.

https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_95.htm

Literatur
Eppler, M.J. & Mengis, J. (2011). Management Atlas. Hanser.
Koch, E. & Mader, F. (2008). Das 80/20 Prinzip: Mehr Erfolg mit weniger Aufwand. Campus.

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